Lösung · KI & Automatisierung
KI und Automatisierung sinnvoll einsetzen
Automatisierung lohnt sich dort, wo jemand regelmäßig dasselbe von Hand macht. Wir suchen genau diese Stellen in Ihrem Unternehmen — und prüfen anschließend, ob sich der Aufwand rechnet. Manchmal lautet die Antwort: nein. Das sagen wir dann auch.
Ausgangslage
Wo im Mittelstand tatsächlich Zeit verloren geht
Nicht bei den großen Themen, über die geredet wird, sondern bei kleinen Handgriffen, die zwanzigmal pro Woche vorkommen und die niemand mehr hinterfragt.
- Dieselben Daten werden in zwei Systeme eingetragen, weil die Systeme nicht miteinander sprechen.
- Ein wiederkehrender Bericht wird jeden Monat von Hand aus mehreren Quellen zusammengesetzt.
- Anfragen werden gelesen, sortiert und weitergeleitet — von einer Person, die dafür zu qualifiziert ist.
- Informationen liegen in Dokumenten, die niemand durchsuchen kann, ohne sie zu öffnen.
- Angebote, Bestätigungen und Standardschreiben werden jedes Mal neu zusammengestellt.
- Neue Mitarbeiter fragen dieselben Dinge, weil es keine auffindbare Antwort gibt.
Im Überblick
Problem, Leistung, Nutzen — und wie es weitergeht
Damit Sie den Aufwand einschätzen können, bevor wir über Technik sprechen.
Das Problem
Arbeitszeit fließt in wiederkehrende, gleichförmige Tätigkeiten. Sie fallen nicht auf, weil sie einzeln jeweils nur ein paar Minuten kosten.
Was wir tun
Wir sehen uns die Abläufe an, messen den tatsächlichen Aufwand und schlagen für die lohnenden Fälle eine Umsetzung vor — von einem Skript über eine Schnittstelle bis hin zu einem KI-gestützten Hilfsmittel.
Was es Ihnen bringt
Zeit, die zurück ins Tagesgeschäft geht, und weniger Fehler durch mehrfache Eingabe. Der Nutzen wird vorher beziffert, nicht hinterher behauptet.
Danach: laufende Betreuung
Ja. Automatisierungen brauchen Pflege: Schnittstellen ändern sich, Formate ändern sich, Zuständigkeiten ändern sich. Wir überwachen die eingerichteten Abläufe im Rahmen der Betreuung.
Anwendungsfälle
Wo sich der Einsatz in der Praxis lohnt
Das sind Bereiche, in denen wir regelmäßig Ansatzpunkte finden. Welche davon auf Ihr Unternehmen zutreffen, zeigt erst die Betrachtung Ihrer Abläufe.
Interne Wissenssuche
Antworten aus vorhandenen Dokumenten, Handbüchern und Ablagen finden, ohne sie einzeln zu öffnen.
Dokumentenanalyse
Wiederkehrende Unterlagen strukturiert auswerten statt manuell durchsehen.
Entwürfe und Zusammenfassungen
Erste Fassungen von Standardschreiben und Zusammenfassungen langer Vorgänge — geprüft wird weiterhin von Menschen.
Informationen extrahieren
Aus Rechnungen, Lieferscheinen oder Formularen die relevanten Felder herauslösen.
Wiederkehrende Berichte
Monats- und Quartalsauswertungen automatisch zusammenstellen und verteilen.
Bearbeitung von Kundenanfragen
Eingehende Anfragen vorsortieren, zuordnen und mit den nötigen Informationen anreichern.
Datenübertragung zwischen Systemen
Doppelte Eingaben abschaffen, indem Systeme über Schnittstellen miteinander verbunden werden.
Interne Abläufe
Freigaben, Benachrichtigungen, Ablage und Nachverfolgung — die kleinen Schritte dazwischen.
Unterstützung der Mitarbeiter
Hilfsmittel, die den Arbeitsalltag erleichtern, ohne dass jemand ein neues System lernen muss.
Vorgehen
Wir prüfen zuerst den Prozess – und wählen danach die passende Technologie.
Diese Reihenfolge ist der Unterschied zwischen einem Projekt, das sich rechnet, und einem, das nach sechs Monaten wieder abgeschaltet wird.
Ablauf aufnehmen
Wer macht was, wie oft, mit welchen Systemen und wie lange dauert es tatsächlich?
Aufwand beziffern
Wir rechnen aus, was der Vorgang im Jahr kostet. Ohne diese Zahl ist jede Empfehlung Meinung.
Umsetzung vorschlagen
Erst hier fällt die Entscheidung über Technik — und manchmal auch die, dass ein einfacherer Ablauf reicht.
Klein anfangen
Ein Anwendungsfall, überschaubarer Aufwand, messbares Ergebnis. Erst danach wird ausgeweitet.
Umsetzung
Womit sich das umsetzen lässt
Die Werkzeuge sind austauschbar — entscheidend ist, was gelöst werden soll. Diese Möglichkeiten kommen je nach Aufgabenstellung in Frage:
Claude und vergleichbare Sprachmodelle
Für Aufgaben rund um Text: zusammenfassen, entwerfen, einordnen, aus Unterlagen beantworten.
Microsoft-Werkzeuge
Was in Ihrer Microsoft-365-Umgebung ohnehin vorhanden ist, wird zuerst geprüft.
Schnittstellen (APIs)
Direkte Verbindungen zwischen Systemen — der stabilste Weg, doppelte Eingaben abzuschaffen.
Power Automate
Für Abläufe innerhalb der Microsoft-Welt: Freigaben, Benachrichtigungen, Ablage, Weitergabe.
Skripte
PowerShell, Bash oder Python, wenn eine Aufgabe klar umrissen ist und keine Plattform braucht.
Geeignete Automatisierungsplattformen
Wenn mehrere Systeme zusammenspielen sollen und der Ablauf nachvollziehbar bleiben muss.
Realistische Einordnung
Was KI in einem KMU leisten kann — und was nicht
Geeignet
Aufgaben mit viel Text, klaren Eingaben und einer Prüfung durch Menschen am Ende: Entwürfe, Zusammenfassungen, Recherche in eigenen Unterlagen, Vorsortierung, Informationsextraktion aus wiederkehrenden Dokumenten.
Ungeeignet
Alles, wo ein falsches Ergebnis unbemerkt weiterläuft und Schaden anrichtet: rechtsverbindliche Entscheidungen, Buchungen ohne Kontrolle, medizinische oder juristische Bewertungen. Dort ist Automatisierung ohne Prüfschritt keine Ersparnis, sondern ein Risiko.
Leistungsumfang
Was wir dabei übernehmen
- Ablaufaufnahme gemeinsam mit den Mitarbeitern, die den Vorgang täglich machen.
- Wirtschaftliche Einschätzung vor der Umsetzung — mit Zahlen, nicht mit Versprechen.
- Auswahl der Technik nach Eignung, nicht nach Anbieterbindung.
- Umsetzung in einem überschaubaren ersten Anwendungsfall.
- Einweisung der Mitarbeiter, die damit arbeiten sollen.
- Dokumentation, damit der Ablauf auch ohne uns verständlich bleibt.
- Betrieb und Überwachung im Rahmen der laufenden Betreuung.
- Datenschutzrechtliche Abstimmung mit Ihrer verantwortlichen Stelle, bevor Daten verarbeitet werden.
Häufige Fragen
Fragen, die uns dazu gestellt werden
Wir haben keine Vorstellung, was sich bei uns automatisieren ließe. Ist das ein Problem?
Nein, das ist der Normalfall. Es ist auch nicht Ihre Aufgabe — Sie kennen Ihre Abläufe, wir kennen die technischen Möglichkeiten. Im Gespräch beschreiben Sie einen typischen Arbeitstag, und wir fragen an den Stellen nach, an denen es sich lohnen könnte.
Was passiert mit unseren Daten, wenn KI im Spiel ist?
Das ist die richtige Frage und wird vor der Umsetzung geklärt: Welche Daten werden verarbeitet, wo werden sie verarbeitet, was ist vertraglich geregelt und was darf gar nicht erst hineingegeben werden. Bei personenbezogenen oder besonders schutzbedürftigen Daten stimmen wir das mit Ihrer datenschutzverantwortlichen Stelle ab.
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
In aller Regel nicht. Der bessere Weg führt über die vorhandenen Systeme und ihre Schnittstellen. Eine Softwareumstellung ist ein eigenes Projekt mit eigenem Risiko — die empfehlen wir nur, wenn es einen davon unabhängigen Grund gibt.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich das?
Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Häufigkeit. Ein Vorgang, der täglich zwanzig Minuten kostet, ist auch in einem Fünf-Personen-Betrieb ein realer Kostenfaktor. Ein Vorgang, der zweimal im Jahr vorkommt, lohnt sich auch bei fünfzig Mitarbeitern nicht.
Wer betreut die Automatisierung später?
Auf Wunsch wir — im Rahmen der laufenden Betreuung, inklusive Überwachung und Anpassung, wenn sich Systeme oder Formate ändern. Alternativ übergeben wir sie vollständig dokumentiert an Sie.
KI-Potenzial prüfen
Beschreiben Sie uns einen typischen Arbeitstag.
Mehr braucht es nicht für den Anfang. Aus der Beschreibung ergibt sich meist innerhalb einer halben Stunde, ob es lohnende Ansatzpunkte gibt.
- Kostenlos und unverbindlich.
- Wir beziffern den Aufwand, bevor über Technik gesprochen wird.
- Keine Empfehlung ohne erkennbaren geschäftlichen Nutzen.