Branche · Kanzleien & Steuerbüros
IT für Kanzleien und Steuerbüros
Vertrauliche Daten, Fachanwendungen und feste Fristen stellen hohe Anforderungen an eine zuverlässige IT. InfraSys betreut die technische Infrastruktur Ihrer Kanzlei – von Arbeitsplätzen und Microsoft 365 bis zu Netzwerk, Backup und sicheren Zugängen.
Ausgangslage
Woran es in Kanzleien und Steuerbüros typischerweise hängt
Der Betrieb ist auf wenige Systeme angewiesen, und ein Ausfall trifft unmittelbar die Mandatsarbeit. Gleichzeitig ist der technische Unterbau oft über Jahre gewachsen.
- Die Fachanwendung läuft auf einem Server, den seit Jahren niemand gewartet hat.
- Fristen laufen weiter, auch wenn die IT steht — eine Ausfallzeit ist unmittelbar geschäftskritisch.
- Der Zugriff aus dem Homeoffice wurde einmal schnell eingerichtet und nie überprüft.
- Notebooks mit Mandantendaten verlassen das Haus ohne Festplattenverschlüsselung.
- Der Arbeitsplatz für den elektronischen Rechtsverkehr funktioniert manchmal nicht, und niemand ist zuständig.
- Bei einem Problem verweist der Softwarehersteller auf die Umgebung und der IT-Dienstleister auf die Software.
- Es gibt keine Aufstellung darüber, wer auf welche Daten zugreifen kann.
Im Überblick
Problem, Leistung, Nutzen — und wie es weitergeht
Damit Sie den Aufwand einschätzen können, bevor wir über Technik sprechen.
Das Problem
Die Kanzlei ist von wenigen Systemen vollständig abhängig, aber niemand betreut sie durchgängig. Zuständigkeiten zwischen Softwarehersteller und IT-Dienstleister sind unklar.
Was wir tun
Wir übernehmen die technische Infrastruktur: Arbeitsplätze, Server, Netzwerk, Zugänge, Datensicherung und Sicherheit — und koordinieren die technische Zusammenarbeit mit den Anbietern Ihrer Fachanwendungen.
Was es Ihnen bringt
Verlässlicher Betrieb während der Fristenarbeit, nachvollziehbare Zugriffsrechte und ein Ansprechpartner, der die Umgebung kennt — statt Weiterverweisung zwischen zwei Anbietern.
Danach: laufende Betreuung
Ja. Kanzleien gehören zu den Umgebungen, in denen laufende Betreuung den größten Unterschied macht: Wartung findet geplant statt, außerhalb der Kernarbeitszeit und angekündigt.
Leistungen
Was wir für Ihre Kanzlei übernehmen
Windows-Arbeitsplätze
Einheitlich eingerichtet, aktuell gehalten, überwacht und im Störungsfall schnell ersetzbar.
Server
Betriebssystem, Dienste, Datenbanken und die Umgebung, in der Ihre Fachanwendung läuft.
Microsoft 365
Postfächer, Kalender, Ablage und Zusammenarbeit — mit Berechtigungen, die zur Kanzleistruktur passen.
Mehr-Faktor-Anmeldung (MFA)
Flächendeckend eingerichtet, damit ein abgefangenes Kennwort allein nicht ausreicht.
BitLocker
Festplattenverschlüsselung auf allen Geräten, die das Haus verlassen — mit gesicherter Schlüsselverwaltung.
Sicherer Fernzugriff
Homeoffice und Termine außer Haus mit derselben Arbeitsumgebung, abgesichert und überwacht.
Netzwerk & Firewall
Getrennte Netzbereiche, gepflegtes Regelwerk, verlässliches WLAN und ein abgetrenntes Gastnetz.
Datensicherung
Überwachte Sicherung mit getesteter Wiederherstellung — auch für die Datenbank der Fachanwendung.
Drucker & Scanner
Einrichtung, Anbindung an die Dokumentenablage und die Einzugsverarbeitung im Kanzleialltag.
beA-Arbeitsplatzumgebung
Technische Betreuung des Arbeitsplatzes: Kartenleser, Treiber, Java-Umgebung, Zertifikate und Netzzugang.
Umgebung rund um DATEV
Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Berechtigungen und Datensicherung nach den technischen Anforderungen der Anwendung.
Umgebung rund um RA-MICRO
Technische Voraussetzungen, Arbeitsplatzeinrichtung, Datenbankumgebung und Sicherung.
Dokumentenabläufe
Vom Scan über die Ablage bis zur Archivierung — technisch so eingerichtet, dass es im Alltag durchgehalten wird.
Herstellerkoordination
Wir sprechen mit dem Support Ihrer Fachanwendungen, damit Sie nicht zwischen zwei Hotlines vermitteln.
Personalwechsel
Zugänge für neue Mitarbeiter und Referendare entstehen und verschwinden nach einem festen Ablauf.
Vertraulichkeit
Technische Sorgfalt bei Mandantendaten
Wir treffen keine rechtlichen Bewertungen — das ist Ihr Fachgebiet, nicht unseres. Was wir liefern, sind technische Maßnahmen und deren nachvollziehbare Dokumentation.
Was wir technisch umsetzen
Verschlüsselung der Geräte, Mehr-Faktor-Anmeldung, getrennte Administrationskonten, nachvollziehbare Zugriffsrechte, protokollierte Fernzugriffe, gesicherte und getestete Datensicherung sowie eine schriftliche Dokumentation des umgesetzten Stands.
Was Sie und Ihre Berufsträger beurteilen
Ob die umgesetzten Maßnahmen den berufsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen Ihrer Kanzlei genügen, beurteilen Sie — gegebenenfalls mit Ihrer Datenschutzberatung. Wir liefern die technische Grundlage und die Nachweise dafür, nicht die rechtliche Einschätzung.
Leistungsumfang
Warum Kanzleien laufende Betreuung besonders brauchen
Fristenarbeit verträgt keine ungeplanten Unterbrechungen. Deshalb ist Wartung in einer Kanzlei kein Nebenthema, sondern der eigentliche Punkt.
- Geplante Wartung außerhalb der Kernarbeitszeit statt spontaner Unterbrechungen.
- Angekündigte Änderungen — nichts wird während laufender Fristen umgestellt.
- Überwachte Datensicherung mit dokumentierten Wiederherstellungstests.
- Ein Ansprechpartner, der die Kanzleiumgebung kennt und nicht bei null anfängt.
- Koordination der Softwareanbieter bei technischen Fragen.
- Dokumentierte Zugriffsrechte — jederzeit nachvollziehbar, wer worauf zugreifen kann.
Häufige Fragen
Fragen, die uns dazu gestellt werden
Sind Sie zertifizierter Partner von DATEV oder RA-MICRO?
Nein, und wir behaupten das auch nicht. Wir betreuen die technische Infrastruktur, in der diese Anwendungen laufen: Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Datenbankumgebung, Berechtigungen und Datensicherung. InfraSys betreut die technische Infrastruktur. Für Funktionen innerhalb der Fachsoftware bleibt der jeweilige Hersteller zuständig. Bei Bedarf koordinieren wir die technische Zusammenarbeit.
Können Sie unseren beA-Arbeitsplatz betreuen?
Wir betreuen die technische Arbeitsplatzumgebung, die dafür nötig ist: Kartenleser und Treiber, Laufzeitumgebung, Zertifikatsverwaltung, Netzzugang und die Einrichtung auf neuen Geräten. Für die Anwendung selbst und ihre fachliche Nutzung bleiben die zuständigen Stellen und der Anbieter verantwortlich.
Unsere Fachanwendung läuft auf einem alten Server. Muss der ersetzt werden?
Nicht zwangsläufig. Wir prüfen zuerst den Zustand, die Sicherungslage und die Anforderungen, die der Hersteller an die Umgebung stellt. Wenn der Server dem noch genügt, gepflegt wird und gesichert ist, bleibt er stehen. Wenn nicht, bekommen Sie eine Aufstellung der Varianten mit Kosten — und keine pauschale Empfehlung zum Neukauf.
Wie stellen Sie sicher, dass unsere Daten vertraulich bleiben?
Zugriffe erfolgen über personalisierte, protokollierte Fernwartungszugänge und nur nach Anlass. Auf Wunsch schließen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und eine Verschwiegenheitsvereinbarung ab. Welche Anforderungen sich aus Ihrem Berufsrecht ergeben, prüfen Sie — wir setzen sie technisch um.
Arbeiten Sie auch mit Steuerberatungskanzleien?
Ja. Die technischen Anforderungen ähneln sich stark: eine zentrale Fachanwendung mit Datenbank, hohe Anforderungen an Vertraulichkeit und Verfügbarkeit, Belastungsspitzen zu bestimmten Zeiten im Jahr und ein wachsender Anteil ortsunabhängiger Arbeit.
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Mehr erfahrenKostenloses IT-Erstgespräch
Wir schauen uns Ihre Kanzlei-IT an.
Ein Gespräch über Ihre Fachanwendungen, Ihre Arbeitsweise und die aktuellen Ärgernisse reicht als Einstieg. Sie müssen dafür nichts vorbereiten.
- Kostenlos und unverbindlich.
- Auf Wunsch mit Vertraulichkeitsvereinbarung vor der Bestandsaufnahme.
- Wartung und Umstellungen grundsätzlich außerhalb der Kernarbeitszeit.